Mida silmas pidada raamatupidamisteenuse osutaja valikul?
Raamatupidamisbüroo valikul tuleks kindlasti silmas pidada ja järele küsida ning uurida
- kui kaua on büroo tegutsenud;
- kui suur on büroos töötajate arv;
- millised on ettevõtte referentsid (nt mis tegevusala ettevõtete raamatupidamist on nad teinud, kui suuri ettevõtteid, kui suure töötajate arvuga jne)
- kes on büroo omanikud ja vastutavad isikud, millised on nende kogemused ja haridus;
- kuidas on tagatud teenuse kvaliteet. Kas ettevõttel on juurutatud ISO või mõni teine kvaliteedijuhtimise süsteem;
- milline on teenuse osutamise protsess, kuidas toimub andmete edastus ja informatsiooni vahetus;
- kas teenuse osutamise leping sõlmitakse kirjalikult;
- milline on büroo vastutus;
- milline on büroos töötavate inimeste haridus ja millised on nende kogemused;
- kuidas on korraldatud töötajate koolitus;
- kas ja kuidas on tagatud ettevõtet teenindava raamatupidaja asendamine tema haiguse või puhkuse ajal;
- kuidas on tagatud andmete turvalisus ja säilimine;
- millist tarkvara kasutatakse teenuse osutamisel;
- kus asub raamatupidamise andmebaas ja kuidas on see turvatud;
- kas on võimalik saada lisandväärtust täiendavate teenuse näol;
- kas bürool on sõlmitud vastutuskindlustusleping, et korvata raamatupidaja võimalikest eksimustest tulenev kahju;
- kuidas kujuneb teenuse hind.
Millised on võimalikud riskid raamatupidamisbüroo valikul?
Samamoodi kui ettevõttesse oma raamatupidaja palkamisega, kätkeb ka raamatupidamisteenuse osutaja valik alati riske, mida tasuks tähele panna.
- Ühe töötajaga büroodes on sarnaselt ettevõtte oma raamatupidajale suurimaks riskistsenaariumiks inimese haigestumine, aga samuti läbipõlemine.
- Raamatupidaja lahkumisel raamatupidamisbüroost võib juhtuda nii, et koos temaga kaob ka kogu kliendi kohta käiv informatsioon, mida ei ole dokumenteeritud.
- Lõpptulemus võib ka suures büroos olla halb, seda juhul, kui suhtlemine raamatupidajaga ei toimi.
- Teenuse osutamise leping võib olla ebaselge ja seetõttu jääda tellijale arusaamatuks.
- Teenusepakkuja majandusraskustesse sattumise või pankroti korral, võib ettevõtet puudutava informatsiooni kättesaamine olla raskendatud.
- Alati tuleks veenduda, kas teenuspakkujal on kehtiv vastutuskindlustus, mis korvab raamatupidaja eksimusest tingitud kahjud.
Miks on soovitatav sõlmida kirjalik leping?
Kuigi ka suuline leping on leping, on hiljem väga raske, et mitte öelda võimatu tuvastada, milles täpselt kokku lepiti. Seetõttu on vägagi soovitav raamatupidamisteenuse ostmisel sõlmida kirjalik leping.
- Kirjalikus lepingus fikseeritakse tööjaotus kliendi ja büroo vahel, tööde tegemise ja dokumentide esitamise tähtajad, aga samuti poolte õigused ja kohustused.
- Suulisi kokkuleppeid võivad pooled hiljem väga erinevalt mäletada.
- Nii ettevõttes kui ka raamatupidamisfirmas võib personal vahetuda ja seega võib oluline info suuliselt kokkulepitu kohta kaduma minna.
- Kirjalikus lepingus fikseeritakse tööde hind ja selle kujunemise alused ning see aitab hiljem vältida võimalikke vaidlusi hinna üle.
Mida teenuse sisseost ettevõttelt nõuab?
Nõudmised infole on samad nii oma raamatupidaja palkamise, teenuse sisseostu kui ka ise raamatupidamise tegemise korral.
Teenuse sisseostu korral on kasulik kirjalikult koostada poolte kohustuste nimekiri. Selles fikseeritakse millist infot ja mis tähtajaks vajab teenuse osutaja, et täita maksude deklareerimiskohustus. Mis ajaks ja mis vormis esitab teenuse osutaja juhatusele ülevaate ettevõtte tegevusest. Mis dokumendid koostatakse ettevõttes, näiteks müügiarved. Millised dokumendid koostab teenuse osutaja, näiteks kuluaruanded. Mida on vaja selleks, et koostada ettevõtte eelarvet.
Selline kokkulepete nimekiri aitab lahendada hilisemaid võimalikke arusaamatusi.
Kuidas mõõta õnnestumist?
Mille alusel saab ettevõte öelda, et tema otsus teenuse osutaja valikul oli õige? Võimalusi tulemuse mõõtmiseks on mitmeid, järgnevalt mõned neist:
Õigeaegsus – kas maksudeklaratsioonid, statistikaaruanded, igakuine ülevaade juhatusele on esitatud tähtaegselt.
Automaatsus – kas kord kokku lepitud tegevused toimivad ka siis, kui ettevõttega põhiliselt tegelev raamatupidaja on haige või puhkusel.
Efektiivsus – kas teenuse osutaja saab tööga kiiremini valmis, kui ettevõtja ise oleks saanud.
Täpsus – kas esialgne kuuaruanne ja hiljem esitatud täpsustus erinevad üksteisest oluliselt ehk kas teenuse osutaja peab oma tööd olulisel määral parandama.
Arusaadavus – kas aruanded on kergesti arusaadavad ja lihtsalt loetavad ning lähtuvad ettevõtte tegevusest ning annavad infot ettevõtte finantsseisundi kohta.
Lisateenused – kas teenuse osutaja on teinud ettepanekuid äritegevuse tõhustamiseks, kas ta juhib ettevõtja tähelepanu seikadele, mis võiksid parandada ettevõtte majandustulemust.
